IT-projecten – keep the faith

IT projecten verlopen dramatisch, mislukken of slagen wel en leveren niets op. Dat is in ieder geval wat de berichtgeving ons wil doen geloven. En het is te vaak maar al te waar. Maar niet altijd!

full22738124

Ik geloof in de bijdrage van IT aan het succes van een organisatie. De basis daarvoor is de grondslag van innovaties. De meeste innovaties verkleinen de afhankelijkheid van de factoren tijd of afstand. Goed ingezette IT verkleint de factor tijd. IT-systemen kunnen sneller routinematige processtappen en keuzes afhandelen. Goede User Interfaces helpen gebruikers sneller informatie te verkrijgen. Vergaande koppeling van systemen zorgt ervoor dat informatie van anderen ook direct bij u gebruikt kan worden. Er zijn voorbeelden te over. We kennen allemaal de verhalen over mislukte IT-projecten. We herkennen allemaal de feitelijke situatie van systemen die wel in gebruik zijn genomen, maar toch niet gebracht hebben wat we ervan verwachtten.

IT is echter meer dan IT-systemen alleen. Een van de meest onderschatte factoren van het (ontbreken van) de bijdrage van IT aan het succes van een organisatie is de transformatie, en dan specifiek de menselijke factor. We kunnen mensen overvragen (in het vragen naar ‘hoe moet het werken’, het onderhouden, …) en overweldigen (met specificaties en principes), overschatten (in informatieverwerkend vermogen). Ik heb genoeg projecten gezien waarin dat leidde tot overmatige verspilling van bedrijfsmiddelen.

Het kan ook anders. Dat begint met het accepteren dat we een beeld hebben van de toekomst en de eisen en wensen en dat we vertrouwen op de mensen die de transformatie uitvoeren en begeleiden. Geef richting, geef aanknopingspunten in de vorm van budgetten, reikwijdte. En geef gas! Vraag om resultaat op zo kort mogelijke termijn, zet ideeen om in actie, neem de ruimte voor experimenten. Vraag regelmatig om een korte demo van de tussenresultaten en laat alle rapportages die schijnnauwkeurigheid en dus een schijnwerkelijkheid laten zien eens achterwege. Focus op het voortbrengingsproces en laat je niet afleiden door randzaken. Moet u eens zien, en na zien komt dan weer geloven. Been there, seen it, done it… een verademing.

Advertenties

Toepasbare innovatie, creatief combineren

Samen in gang zettenDat de wereld veranderd is geen nieuws, de snelheid waarmee is waar het om gaat. Sneller en sneller volgen veranderingen elkaar op en van evolutionair doorontwikkelen is vaak geen sprake meer. De wereld op zijn kop, disruptive technology en paradigma shifts zien we alom, successen uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. Hoe ga je daarmee om? Wat is een hype, welke boot mag je niet missen?

Echte baanbrekende innovatie is slechts voor enkelen weggelegd, een briljant idee, ontstaan uit het niets is de basis voor mooie organisaties. Veel meer organisaties zijn gebaat bij slimme toepassing van bestaande innovatieve ideeën of producten. Het gaat dan om de combineren van de inspiratie uit technologische innovaties met de, ideeën, eisen en wensen van u en uw afnemers. Geweldig om vanuit inzichten, ideeën en inspiraties uit verschillende branches een proces van samen ontdekken te doorlopen. Combinatie van kennis leidt al tot veel innovatieve ideeën en de mogelijkheid ideeën in de praktijk te brengen.

Ik prijs me gelukkig dat ik in een omgeving werk waar een natuurlijke nieuwsgierigheid heerst, we lopen al jaren mee voorop in de adoptie van nieuwe technologie. Dankzij de beta-programma’s en onze relatie met onder andere Oracle R&D hebben we een visie op de richting waarin IT zich ontwikkeld. Vaak pakken we business innovatie op vanuit de marktvraag, regelmatig selecteren we veelbelovende technologische ontwikkelingen op om te begrijpen wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn.

Deze ervaring maakt ons een veelgevraagde partij om een team te vormen. We houden inspiratiesessies, geven vorm aan proof-of-concepts en participeren in innovatieve IT-projecten. Als gids weten we waar we extra op moeten letten, welke indicaties extra aandacht vragen, welke risico’s er op de loer liggen. We hebben ook aangetoond deze uitdagingen te kunnen overwinnen. Niet alleen omdat we ervaringsdeskundig zijn, maar vooral omdat we vanuit ons DNA zoeken naar nieuwe mogelijkheden, oplossingen bedenken en kennis delen. Samen van start, samen op reis, samen aankomen, samen terugkijken, leren en verder gaan. Ik noem dat geen innovatie, maar toepasbare innovatie, creativiteit. Maak gebruik van andermans gedachten en zoek er je eigen toepassing voor. Ik ben ervan overtuigd dat er voor iedereen voordeel te vinden is. 

Security of Threat, inzicht door een andere insteek

Looming_Threat-784103-255x300impact-intro24372794-padlock-web-icon

Veiligheid en bedreigingen beheersen het nieuws, zowel fysiek als digitaal. Gelukkig kom ik in mijn omgeving de fysieke variant slechts op afstand tegen. In de digitale wereld liggen bedreigingen overal en altijd op de loer. Vanuit zakelijk perspectief is dit vanzelfsprekend ook regelmatig onderwerp van gesprek.

 

Het bijzondere aan deze gesprekken is echter dan in IT de meeste gesprekken dan ‘inside-out’ gericht zijn. Het gaat bijna altijd over maatregelen, hulpmiddelen, hardware en software. Maar daar gaat het natuurlijk helemaal niet om, het is geen middelen discussie. Benader dit onderwerp liever vanuit de potentiele bedreigingen. Wat kan je gebeuren, hoe graat is de kans en impact, en bekijk vanuit dat perspectief naar de mogelijke maatregelen, de impact en de kosten daarvan.

 

Tijdens mijn activiteiten in de veiligheidsketen (Defensie, enz.) was het gebruikelijk te spreken over threat-analysis. Wat kan er gebeuren, in hoeverre is dit een risico, voor wie is dit een bedreiging en in welke mate, in hoeverre is er sprake van verhoogde kwetsbaarheid, en ga zo maar door. Niet voor niets werken organisaties die zich bezighouden met veiligheid vanuit het perspectief van de bedreiging. Zwitserland heeft niet voor niets geen marine.

 

Als je vanuit je bedreigingen en risico’s redeneert leg je de nadruk op wat je echt bezighoudt. Net zo goed als dat we ons niet moeten verzekeren te ‘te dragen onverwachte kosten’ moeten we niet teveel tijd, energie en geld besteden aan ‘bedreigingen met lage impact waarvan de kans dat ze optreden. Daarbij pleit ik niet tegen eenvoudige ‘commodity’ maatregelen. Natuurlijk is het wijs om firewalls, wachtwoorden, back-ups, enz. als basisvoorziening in je architectuur op te nemen. We doen de deur van ons huis ook op slot en een eenvoudige strip op het bovenraam iseen goedkoop en snel te installeren, onderhoudsvriendelijke maatregel die geen beperking in het gebruik betekent.

 

Leg de focus dus op bedreiging, impact, kans, aanwezige maatregelen in de diverse onderdelen van je IT omgeving (netwerk, hardware, software, database, …) en je krijgt snel een overzichtelijke matrix waarin je vanuit het perspectief van bedrijfsvoering ziet waar je grootste risico ligt en maatregelen ontbreken of tekortschieten. Beveilig wat je wilt beveiligen, denk in termen van preventie en herstel, van kosten en beperkingeIn in gebruik. Let er ook op dat meen draatregelen die beperkingen in gebruik betekenen, resulteren in het omzeilen van de maatregel. Ingewikkelde eisen aan wachtwoorden resulteren nog al eens in een bijzonder veilig wachtwoord, wat vervolgens overal gebruikt wordt… Ik sluit mijn auto altijd netjes af, maar bij iedere parkeeractie een fysieke beveiliging op het stuur vastzetten kost op den duur te veel moeite, geen gebruik, en schijnveiligheid.

 

De juiste beveiliging begint met een dreigingsanalyse en bewustwording. Als je hier eenmaal inzicht over hebt, is het invullen van de maatregelen een bewust keuzeproces, waarbij beveiligingsdeskundigen hun werk uitstekend kunnen doen. We begrijpen dan waarom we iets willen doen, en wat. Het hoe is dan aan hen. Zet dus altijd de know-why voor de know-how.

Motivatie, coöperatie, inspiratie… alles of niets

Spanje verlaat vroegtijdig het WK voetbal, “grote landen” hebben het moeilijk. Op Wimbledon overheersen de de nieuwe namen in de halve finales. De hegemonie van Team Sky in de Tour de France lijkt te worden gebroken. Allemaal spelers en teams met kwaliteit, die het in het verleden hebben waargemaakt, En toch ontbreekt er iets aan om ook nu weer te presteren.

depressed1-300x199

It’s all in the attitude vertelde Sam Silverstein me eens. En hij heeft gelijk. Kwaliteit, kennis en kunde zijn basisvoorwaarden voor succes, maar op zichzelf is het niet genoeg. Om je echt te onderscheiden is meer nodig, eagerness, scherpte, ownership, accountability. Allemaal ongrijpbare maar zo zichtbare (en helaas maar al te vaak onzichtbare) eigenschappen.

Als je het echt wilt, kun je het ook is me met de paplepel ingegoten. Ik zie het overal om me heen. Bij collega’s, bij klanten, bij studenten, bij mijn kinderen op school, de voetbalteams die ik trainde, als het heilige vuur brand, gebeurt er veel extra. Er is een noodzakelijke basis, maar succes komt alleen tot wasdom als de motivatie er echt is.

Andersom is het ook: gebrek aan motivatie leidt op zeker moment tot falen. Successen uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. Een puberende dochter op de middelbare school, ze kan het echt, ze zegt dat ze het wil, maar het komt er (nog) niet uit. Ze moet ontdekken wat ze wil en dan komt het wel weer.

Ook in organisaties moeten we beseffen dat dit fenomeen bestaat. We kunnen veel leren, maar als we niet echt willen, is het resultaat beperkt. Focus daarom op talent en attitude.

En dan zijn er de accelerators: Inspiratie en cooperatie. Als je het al wilt én anderen inspireren en stimuleren je verder, dan lijkt geen berg te hoog. Als je dan ook nog samenwerkt in teams die elkaars kracht versterken en zwaktes afdekken, elkaar ook nog eens verder inspireren dan heb je vicieuze cirkel, en wel zo één die omhoog gaat en zichzelf continu versterkt.

Bij het Nederlands voetbalelftal lijkt alles op zijn plaats te vallen. Er is de echte wil om te slagen, technische staf en spelers inspireren elkaar, een ieder kent zijn talenten, kwaliteiten en zwaktes, en houdt daar in het spel rekening mee. En hoewel we op papier niet de sterkste spelers hebben, hebben we wellicht het sterkste team. Als we ooit wereldkampioen kunnen worden… Later zal blijken of het een droom of inspiratie was. Ik ben er van overtuigd dat dromen inspiratie zijn, zolang je er maar in gelooft en ze najaagt.

indies-on-top

Van User Interfaces (UI) naar User eXperience (UX)

Meer dan ooit staat de mens centraal bij het gebruik van informatiesystemen. De tijd van gestandaardiseerde applicatieschermen is voorbij. Naast de rol van de gebruiker en persoonlijke voorkeuren is het gebruikte apparaat (zoals pc, laptop, tablet, telefoon) en de context (bijvoorbeeld lokatiebepaling) bepalend voor de wijze waarop informatie wordt gevraagd en getoond, actie wordt genomen en beslissingen worden vastgelegd.

Verandering in gebruik
Ik zie ook een verschuiving van de wijze waarop bedrijfssystemen worden gebruikt. We willen niet langer inloggen op een desktop of laptop in de enterprise applicatie om daar via het menu te zoeken naar informatie of de activiteit waar we informatie over vast willen leggen. We verwachten alerts via notificaties op onze telefoon of in ons berichtencentrum en bekijken informatie waar en wanneer we dat nodig hebben . We gaan duidelijk van applicaties naar functies of ‘apps’.

Daarnaast willen we nieuwe informatie maar één keer vastleggen en die vervolgens hergebruiken. Overtypen kost tenslotte teveel tijd en geld. Zo zijn er al portalen voor interne en externe gebruikers van uw bedrijfsinformatie, zoals Customer Self Service en Employee Self Service. En waarom vullen we nog adresinformatie in als we de locatie waar we zijn kunnen gebruiken? Waarom beschrijven we een situatie als we direct een foto kunnen maken en delen? In het almaar uitdijende woud van beschikbare informatie is het van cruciaal belang het gebruikers zo makkelijk mogelijk te maken informatie vast te leggen, terug te vinden en begrijpelijk te presenteren. Met andere woorden: intuïtief gebruik en een optimale User Experience.

Simplified User Interface
Tegenwoordig passen we daarom de Simplified User Interface toe, gebaseerd op de 90-90-10 regel. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 90% van de gebruikers 90% van de gevallen slechts 10% van de beschikbare functionaliteit of informatie van systemen gebruikt. Dat betekent dat 90% voor veel gebruikers overbodig is. Dit resulteert in overvolle schermen waarin het zoeken is naar de juiste informatie en ook nog extra druk op de performance van systemen.

Simplified UI vraagt om een opzet waarbij de meeste gebruikte informatie snel en overzichtelijk wordt gepresenteerd. De kunst van het weglaten, of alleen beschikbaar stellen op vervolgschermen, in combinatie met heldere presentatie. Voorbeelden: Wanneer we zoeken naar emailadres en telefoonnummer vinden we dat het snelst in een overzicht met pasfoto’s En de status van werkzaamheden herkennen we het beste wanneer alleen de afwijkingen oplichten.Dit geeft in één oogopslag veel informatie en helpt ons te besluiten of we meer informatie willen. Gebruikers in specifieke rollen krijgen in gewenste gevallen nog wel hun traditionele schermopbouw, om veelvuldig doorklikken te voorkomen. Een verschuiving van ‘What You See Is What You Get (WYSIWYG) naar ‘You Get What You Need’ (YGWYN).

De waarde van diversiteit voor inspiratie

Afbeelding

Vandaag was ik op uitnodiging bij een netwerkbijeenkomst voor directeuren. Normaal sla ik dit soort bijeenkomsten over, omdat de meeste een soort kofferbakverkoop van lokale diensten zijn. Kijk eens wat ik allemaal heb. Deze was anders.

Het bijzondere aan deze bijeenkomst was dat iedereen iets wilde delen, iets van zichzelf, vragen die hen bezighielden, bedenkingen, noem maar op. Dit alles aangevuld met ‘begeisterung‘, de echte wil om iets te bereiken, met passie, met plezier. Deze afspraak blijft me bij, het herinnerde me eraan dat op basis van de juiste drijfveren je er wel doorheen komt. Het is wel veel makkelijker als anderen, vanuit een ander perspectief, op basis van ieders openheid, met respect voor meningen, achtergronden en (on)mogelijkheden van ieders context, daar zijn of haar ervaringen aan spiegelt. Dat geeft inspiratie om dingen anders te (gaan) doen. Leren van elkaar, putten uit andermans ervaringen, verplaatsen van een probleem naar een andere context, het dus ‘anders‘ bekijken.

Ik realiseer me dat al mijn ervaringen ergens in mijn geheugen staan, meestal niets staan te doen. En dat voelt als verspilling. Een goede reden om deze blog te starten. Ik heb, net als iedereen, veel gezien, veel meegemaakt, veel gevoeld. Dat is dan levenservaring en werkervaring. Ik heb daarbij het geluk gehad als dienstverlener in heel veel keukens te mogen kijken. Ook in mijn eigen organisaties is er altijd veel dynamiek geweest. Het heeft me gemaakt tot wie ik nu ben, en ervaringen veranderen me nog iedere dag. Dat vind ik meestal prettig, dat noemen we beleven, soms vervelend, dan is het incasseren. Ik heb me voorgenomen meer te delen. Als een spiegel voor mezelf, en misschien als inspiratie voor een ander.

Talentmangement; wie doet dat eigenlijk?

Talentmangement; wie doet dat eigenlijk?

Talentmanagment als optelsom van evaluatie, POP en een CV met kennis en ervaringen, soms nog een developmentprogramma en dan … wachten. Het kan anders! Het draait om de combinatie van kennis, kunde, potentie en ambitie. Deze combinatie maakt dat talent zich ook ontplooit.

Ervaringen in organisaties, IT, het dagelijks leven die mij aan het denken zetten (verleden en toekomstige tijd) en inspireren